Listine tujih držav
Pri overjanju listin v tujih državah je potrebno zagotoviti, da je notar ali drug organ v tej državi tudi formalno pristojen za opravljanje overitev, saj le v tem primeru takšne listine veljajo v drugih državah. Te listine je potrebno za uporabo v mednarodnem pravnem prometu še dodatno legalizirati. Haaška Konvencija o odpravi potrebe legalizacije tujih javnih listin ta postopek državam podpisnicam konvencije precej olajšuje. Listini overjeni v drugi državi, je potrebno dodati nad-overitev, t. i. apostil, s katero se notarjeva overitev potrdi in zagotovi, da je pravno veljavna tudi v ostalih državah, ki so podpisnice te konvencije. Pri katerem organu se apostil pridobi, je odvisno od posamezne države, vsekakor pa mora biti v vsaki državi podpisnici informacija o tem javno objavljena.
Pravno podlago glede statusa tujih listin predstavljata Zakon o overitvi listin v mednarodnem prometu (Uradni list RS, št. št. 9/17) ter haaška Konvencija o odpravi potrebe legalizacije tujih javnih listin z dne 5.10.1961 (Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents; Uradni list FLRJ – MP, št. 10/62).
Načeloma je potrebno pred izdajo digitalnega potrdila za pravne osebe od njih pridobiti tudi nekatere druge dokumente, ki izkazujejo status in zastopanje pravne osebe ter morebitne druge podatke, ki so pomembni za poslovanje v Sloveniji.
V primeru mednarodne organizacije, katere status je opredeljen s samim zakonom, s katerim je ratificirana njena ustanovna ali temeljna listina, samega statusa takšne pravne osebe ni potrebno dokazovati s posebno listino ali izpisom, saj je njen status opredeljen z zakonom.
Potrebno pa je pridobiti listino, s katero je zakonitemu zastopniku organizacije, ki je naveden na zahtevku ter na krovni naročilnici, ta sposobnost zastopanja organizacije podeljena. Listina je lahko različnih oblik, v nekaterih primerih je to že sam ustanovni akt ali temeljna listina organizacije, pogosteje pa je to pisni sklep pristojnega organa organizacije, s katerim je bil določenemu posamezniku podeljen takšen status. Takšen sklep pride v poštev tudi pri zamenjavi ali spremembi zakonitega zastopnika organizacije.
K potrebni dokumentaciji spada še fotokopija osebnega dokumenta zastopnika družbe. Vrste osebnih dokumentov in podatki, ki jih vsebujejo, se zopet razlikujejo od države do države. Problemom v zvezi s tem se izognemo, če zastopnik fotokopijo svojega dokumenta overi že pri notarju, ki ga identificira že zato, da lahko overi njegov podpis.
Ni potrebno, da je dokumentacija prevedena v uradni – slovenski jezik, a le če je v jeziku, ki ga ponudnik storitev zaupanja razume. Pri tem mora uslužbenec ponudnika storitev zaupanja oziroma prijavne službe na dokumentaciji označiti, da gre za dokument v tujem jeziku, seveda če iz njega moč razbrati vse potrebne podatke. V primeru kakršnegakoli dvoma ali nejasnostih lahko zahtevate od stranke, da se dokument tudi uradno prevede v slovenski jezik. Uradni prevod izdela eden od sodnih tolmačev (iz javno objavljenega seznama sodnih tolmačev). V kolikor je jezik razumljiv (npr. angleščina), ni potrebno, da bi strankam nalagali dodatne stroške s prevajanjem. Takšnih dokumentov tudi ni potrebno overjati ter dodatno opremljati z apostilom, saj zaradi narave mednarodnih organizacij, katerih ustanovni akti so ratificirani z državnim zakonom, veljajo kot uradne listine.
Apostille
Overitev ali potrditev resničnosti podatkov na listini
Apostille je potrditev resničnosti podpisa, funkcije podpisnika listine in, če je potrebno, pečata ali žiga na listini. Potrditev opravi pristojni organ države iz katere izvira listina.
Namen potrditve je dokazovati, da ima listina, ki se bo uporabljala v drugi državi pristne podatke.
Apostille je bil sprejet s Haaško konvencijo za skrajšanje postopka legalizacije tujih listin.
Haaška konvencija je bila sprejeta 5.10.1961 z namenom skrajšati postopek legalizacije tujih javnih listin.
Listine, ki so opremljene z žigom Apostille v državah podpisnicah haaške koncencije ni potrebna dodatna overitev.
Seznam držav podpisnic Haaške konvencije se nahaja na: https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41
Haaška konvencija predvideva enotno potrdilo, ki ga vsaka država sicer izda v svojem jeziku, vendar z enotnimi oštevilčenimi rubrikami. Te so naslednje:
1. Country … [e.g. Korea, Spain]
This public document
2. has been signed by [e.g. Henry Cho]
3. acting in the capacity of [e.g. Notary Public]
4. bears the seal/stamp of [e.g. High Court of Hong Kong]
Certified
5. at [e.g. Hong Kong]
6. the … [e.g. 16 April 2014]
7. by … [e.g. the Chief Executive of the Special Administrative Region of Hong Kong]
8. No … [e.g. 2536218517]
9. Seal/stamp … [of the authority giving the apostille]
10. Signature
The information can be placed on the document itself, on the back of the document, or attached to the document as an allonge.
