Napredek tehnologije in posledična uveljavitev digitalnega poslovanja sta fizičnim in pravnim osebam omogočila, da iz domačega osebnega računalnika uporabljajo različne državne in druge spletne portale oz. njihove storitve, za katerih uporabo je obvezna pridobitev digitalnega potrdila, s katerim osebe dokazujejo svojo istovetnost.
Prijavna služba je prvi korak imetnika k pridobitvi kvalificiranega digitalnega potrdila. Poleg tega je vloga prijavne službe v postopku izdaje kvalificiranega digitalnega potrdila izrednega pomena, saj je pooblaščena oseba prijavna službe edina, ki lahko fizično preveri istovetnost fizične oz. pravne osebe in s tem prepreči morebitne zlorabe.
Za podrobnejšo razlago delovanja in uporabe kvalificiranih digitalnih potrdil glej seminar »Uvod v elektronske podpise in žige. + LINK na seminar!
Glavna in najpomembnejša vloga pooblaščenih oseb v prijavni službi je, da sprejemajo vloge za izdajo kvalificiranih digitalnih potrdil in osebno ter z uporabo uradnih dokumentov s fotografijo imetnika zanesljivo ugotovijo istovetnost oseb ter zbirajo in sporočajo tiste podatke o osebah, ki so potrebni za izdajo kvalificiranega potrdila ponudnika storitev zaupanja. Poleg preverjanja istovetnosti pa mora biti pooblaščena oseba pozorna tudi na morebitne ponarejene dokumente, ki prav tako omogočajo zlorabo. V primeru, da pooblaščena oseba ugotovi, da oseba dokazuje istovetnost s ponarejenim dokumentom ali da ugotovi neistovetnost osebe, mora zahtevek za izdajo kvalificiranega digitalnega potrdila zavrniti.
Nekatere pravne osebe imajo glede na svojo posebno vlogo v družbi tudi posebno pravno obliko. Čeprav je ta posebnost utemeljena in razumljiva, žal za prijavne službe pomeni tudi, da je preverjanje podatkov o tovrstnih pravnih osebah in ugotavljanje njihovih zastopnikov precej težavno in izpisek iz poslovnega registra AJPES pogosto žal ne zadošča.
